Hasta el momento, en el módulo de RA hemos visto la unidad correspondiente a las bases de datos. Hemos utilizado bases de datos existentes y hemos creado las nuestras propias. Sin duda, las bases de datos son muy importantes a la hora de almacenar información y documentación.
Aunque ya estamos en la era informática y casi todos los documentos están informatizados, muchos de ellos aún es necesario conservarlos físicamente. Además de conservarlos, es muy importante tenerlos organizados y clasificados adecuadamente para poder acceder a ellos fácilmente. Esta clasificación y organización se realiza mediante un archivo.
Hay diversos sistemas de clasificación de documentación, entre las que encontramos:
- Alfabético: se organizan los documentos siguiendo el orden alfabético de alguno de los atributos.
- Numérico: se asignan números consecutivos a los documentos que se van a archivar. El criterio de asignación del número puede ser por orden de llegada, emisión o envío.
- Geográfico: se clasifican según la zona geográfica (domicilio, origen o destino). El orden puede ser por países, comunidades autónomas, provincias o municipios y dentro de éstos, con otro sistema de clasificación (alfabético, numérico...).
- Cronológico: se organizan los documentos según su fecha.
- Temático: se clasifican los documentos en función de su contenido o asunto.
- Mixto: combina varios de los anteriores sistemas. Uno muy común es el alfanumérico, que combina alfabético y numérico. Un ejemplo son las matrículas de los vehículos.
Conociendo estos sistemas vamos a resolver una serie de actividades de clasificación que os voy a repartir en papel.
Recursos: ite
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